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なぜ身元保証書は必要なのか?その理由と作成方法

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2018.03.14
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会社の入社時、あるいは部屋を賃貸する際、多くの人が契約先から提出を求められる身元保証書。書類作成が好きでない人などは、なぜ必要なのか疑問を持っているかもしれません。そこで今回は、この書類を提出する理由や基本的な作成方法についてご説明します。

身元保証書が必要になる理由

就職時などに会社に提出する身元保証書には大切な役割があり、形式的に提出を求められているわけではありません。まずは身元保証書の意義について見てみましょう。

身元保証書とは

身元保証書は身元保証される被保証人が信頼に値することを証明し、万一のとき保証人が損害賠償すると誓約する書類です。新入社員は、まだ入社時には十分な社会的信用を得られていません。独り身の高齢者も、賃貸契約を交わす際などに経済力を不安視される可能性があります。身元保証書によって保証人の存在が示されると、当人を信じても問題ないと裏付けられます。約束が破られても保証人が償うことになり、契約相手は安心できるのです。

身元保証書を提出する意味

身元保証書を提出すると、記載内容に偽りがあったとき身元保証人は責任を取らなければなりません。身元保証を受けた人が会社などに経済的損失を与えたうえ本人に全額を支払う能力がなければ、保証人には残りの賠償額を肩代わりする義務が生じます。会社や不動産会社にとっては万一の事態にも備えられる意味があり、リスクマネジメントの一環として契約を交わすとき一緒に提出を求めることが一般的になっているのです。

身元保証書の作成方法

身元保証書は、その役割を果たすために一定の書式が決められています。書類を作成する際には、あらかじめ確認しておくと便利です。

必須事項

身元保証書には、まず被保証人本人が法令などを守り問題を起こさない人物であると記載します。契約相手から信用してもらうために、この項目は不可欠です。続いて、万一の事態が起きたら責任を負うと明記します。責任を遂行する意思の強さを示すため、「誓約する」という表現を用いることが望まれます。宛先、日付、被保証人および保証人の住所・氏名・捺印も忘れないようにしましょう。

提出時の注意点

提出時には、身元保証期間についても確認してください。一般的には3年間ですが、上限は5年間とされています。自動更新されるかどうかも契約先によって異なる可能性があり、事前に確認しておいた方が賢明です。同時に、重要書類に実印が使われているか確認するため印鑑証明書の提出も求められる場合が少なくありません。多くの保証契約では基本的に用意しておく証明書類に含まれているので、あらかじめ必要かどうか確認しておくと良いでしょう。

おわりに

身元保証書には、きちんと役割があります。書類を準備する際、作成者はその意味をふまえて作業を進めなければいけません。何を書くかだけでなく、記載の順序や表現方法にも配慮が必要です。提出先によっては書類に信頼性を持たせるため証明書を添付することになるので。一通りの事前確認は不可欠といえます。